Plakat projektu
Kiedy ostatnio zdarzyło Ci się czytać plan lub kartę projektu? Zamiast tego wypróbuj plakat projektu, aby określić właściwy sposób podejścia do problemu, zakres projektu i ścieżkę prowadzącą do osiągnięcia celów.
Przygotowanie
20 min
Czas trwania
90 min
Osoby
3–10
5–SEKUNDOWE PODSUMOWANIE
- Wyjaśnij rozwiązywany problem i możliwe rozwiązania.
- Sprawdź to, co już wiesz i czego musisz się dowiedzieć, zanim przejdziesz dalej.
- Zacznij wdrażanie planu projektu, którego ludzie będą faktycznie używać i z czasem aktualizować.
POTRZEBNE ELEMENTY
- Sala konferencyjna lub wideokonferencje z możliwością udostępniania ekranu.
- Narzędzie do współpracy cyfrowej (zobacz szablony)
Zasoby do gry
Jak stworzyć plakat projektu
Zastąp nudne plany i karty projektów ciekawą alternatywą.
Czym jest plakat projektu?
Plakat projektu to narzędzie do planowania pozwalające zespołowi przeanalizować problem, który próbuje rozwikłać, zaproponować możliwe rozwiązania i zastanowić się, jaki będzie idealny efekt końcowy.
Nie bierz nazwy zbyt dosłownie. Nie musisz wieszać plakatu projektu na ścianie, ale powinien on być dobrze widoczny, tak jak prawdziwy plakat.
Kiedy należy stworzyć plakat projektu?
W przeciwieństwie do kart projektów, plakaty projektów są żywymi dokumentami, które zespół wypełnia w trakcie kilku rozmów. Najpierw przygotuj szkic projektu i aktualizuj go podczas badania przestrzeni problemu, kwestionowania założeń, weryfikacji rozwiązań i zbierania informacji zwrotnej.
Czy plakaty projektu są niezbędne w każdym projekcie?
Nie. Plakaty projektu najbardziej przydają się przy rozwiązywaniu złożonych problemów lub korzystaniu z okazji z wieloma niewiadomymi.
Dlaczego tworzenie plakatów projektów jest ważne?
Badania pokazują, że wykonanie kroków tworzenia plakatu projektu jest pomocne w następujących kwestiach:
- Upewnienie się, że rozwiązujesz właściwy problem
Rozwiązywanie niewłaściwego problemu lub zajęcie się symptomem zamiast główną przyczyną może oznaczać marnotrawstwo czasu, pracy i zasobów. Badanie to wykazało, że prawidłowe określenie i sformułowanie problemu jest często ważniejsze niż proces rozwiązywania. - Weryfikacja założeń
Niezidentyfikowane i niepotwierdzone założenia mogą znacząco przyczynić się do niepowodzenia projektu. Jasne zdefiniowanie i zweryfikowanie założeń w ramach tej gry może usprawnić podejmowanie decyzji i komunikację oraz ograniczyć ryzyko. - Zwiększenie zaangażowania interesariuszy
W tym badaniu zaangażowanie interesariuszy było silnie skorelowane z większym zadowoleniem interesariuszy i sponsorów. Zaangażowanie było również istotnym czynnikiem wskazującym na zdolność projektu do pozostania w ramach budżetu i realizacji zgodnie z harmonogramem.
1. Przygotowanie gry
Szac. czas: 10 MIN
Plakaty projektu są podzielone na trzy części odzwierciedlające ewolucję projektu:
- Przestrzeń problemu: wyjaśnij, dlaczego rozwiązanie tego problemu jest tak istotne dla klientów i firmy. Wyraźnie określ cele projektu i możliwe rozwiązania.
- Weryfikacja: Określenie luk w wiedzy i zagrożeń. Co wiesz, a czego potrzebujesz się dowiedzieć?
-
Gotowość do realizacji: zwizualizuj rozwiązanie i wdróż plan projektu.
Nie musisz tworzyć całego plakatu od razu. Realizując poszczególne sekcje, udostępnij łącza do innych artefaktów projektowych lub zwróć uwagę na inne scenariusze, które możesz przeprowadzić, np.: DACI, Zestaw doświadczeń czy Kompromisy.
Zaplanuj 60 minut na pierwszą sesję z zespołem, aby skupić się na zdefiniowaniu problemu i wyznaczeniu celów projektu. Z wyprzedzeniem zbierz i udostępnij istotne informacje, np. notatki z testów użytkowników, analizy, opinie klientów czy badania rynku.
Porada: PODZIEL
Jeśli pracujesz z dużym zespołem, rozważ utworzenie osobnych pokoi lub organizację wielu spotkań w mniejszych grupach, aby każdy miał szansę wnieść swój wkład i został wysłuchany.
2. Zdefiniowanie przestrzeni problemu
Szac. czas: 20 MIN
Na początku pierwszej sesji udostępnij szablon plakatu projektowego z instrukcjami.
Omów z zespołem pytania zawarte w szablonie, zaczynając od przestrzeni problemu: przyczyny istnienia projektu. Opis powinien być na tyle szczegółowy, aby osoby spoza zespołu mogły zrozumieć, dlaczego chcesz zająć się daną inicjatywą oraz jakie są cele projektu.
Spróbuj osiągnąć konsensus w każdej sekcji, zanim przejdziesz do następnej. Jeśli nastąpi impas lub członkowie zespołu będą mieli zupełnie inne pomysły, przedyskutujcie je. Jeśli nie możecie dojść do porozumienia, jednemu z członków zespołu należy przypisać zadanie uzupełniające polegające na zebraniu dodatkowych informacji i przekazaniu ich całemu zespołowi.
Ostatecznie pełnoetatowy właściciel projektu (tj. menedżer projektu) lub sponsor z kierownictwa mogą być zmuszeni do rozstrzygnięcia różnic zdań i zdecydowania, który kierunek obrać.
Uwaga:
Prawdopodobnie odwiedzisz przestrzeń problemu kilka razy, zanim uznasz, że można przystąpić do realizacji. W miarę napływania opinii sponsorów i interesariuszy zespoły często stwierdzają, że nie zadawały właściwych pytań lub nie zaspokoiły potrzeb klienta. Może się również okazać, że przyjęte założenia były nietrafione. Ale to żaden problem.
Im więcej opinii na temat przestrzeni problemu zdołasz zebrać, tym lepiej. Poproś interesariuszy, przełożonych i wszystkich, którzy według Ciebie mogą wnieść coś wartościowego, o zostawienie komentarzy bezpośrednio w dokumencie do współpracy, takim jak strona Confluence. Dzięki temu w jednym miejscu zgromadzisz wszystkie uwagi oraz pisemny opis, do których będzie można wracać w miarę postępów.
PORADA: ZBIERZ OPINIE NA WCZESNYM ETAPIE
Na możliwie wczesnym etapie udostępnij wstępną wersję plakatu sponsorom projektu i poproś ich o opinie, które wraz z rozwojem projektu będzie można uwzględnić w przyszłych sesjach.
3. Weryfikacja
Szac. czas: 20 min
Zdefiniowanie przestrzeni problemu zmusza do przyjęcia założeń, które należy zweryfikować, aby członkowie zespołu i sponsorzy byli pewni rozwiązania.
Początkowo odpowiedzi na pytania „weryfikacyjne” na plakacie mogą sprawiać wrażenie listy zadań do wykonania. Jednak w miarę postępów projektu i zapisywania tutaj ustaleń plakat zacznie prezentować przegląd działań związanych z weryfikacją i zebrane informacje.
Zanim przejdziesz dalej, przeprowadzone badania powinny potwierdzić (lub obalić) zasadność potencjalnego rozwiązania i jego względny priorytet. Jeśli nie możesz tego zrobić, być może trzeba będzie się ponownie odnieść do przestrzeni problemu lub przeprowadzić burzę mózgów i rozważyć inne rozwiązania.
Nie zniechęcaj się! W przypadku bardzo dużych projektów może to zająć tygodnie, a nawet miesiące. W miarę postępu prowadzonego rozpoznania aktualizuj tę sekcję, dodając podsumowania odkryć i łącza do dokumentacji uzupełniającej.
PORADA: DZIELENIE SIĘ JEST WAŻNE
Po zakończeniu sesji podziel się wnioskami z zespołem i innymi osobami, a także zapytaj wszystkich, czy również doszły niedawno do jakichś wniosków.
4. Gotowe do przygotowania
Szac. czas: 20 min
Po utworzeniu plakatu projektu ta sekcja będzie pusta, ale będziesz ją uzupełniać wnioskami dotyczącymi rozważanych rozwiązań, idealnej wizji efektu końcowego oraz koniecznymi etapami na drodze do jej realizacji.
To właśnie w tej sekcji centralne miejsce zajmie plan projektu. Zaangażowanie odpowiedzi na pytania dotyczące „przygotowania do realizacji” wielu członków zespołu o różnych umiejętnościach pomaga w uchwyceniu wszystkich aspektów efektu końcowego i osiągnięciu wspólnego zrozumienia.
Ten dokument to drogowskaz dla Twojego projektu, więc zadbaj, aby każdy miał do niego dostęp podczas pracy!
Kolejne czynności
Udostępnienie wyników
Być może nie uda Ci się ukończyć całego plakatu projektu podczas jednej sesji. Aby kontynuować pracę, zaplanuj sesje uzupełniające ze swoim zespołem. Kolejne sesje rozpoczynaj od krótkiego przeglądu postępów i/lub zmian, jakie zaszły od ostatniego spotkania.
Pamiętaj również, aby przegrupować zespół po uzyskaniu cennych opinii od interesariuszy. W zależności od wielkości projektu, liczby celów projektu lub liczby interesariuszy przekazujących opinię zespołowi może być konieczne zaplanowanie kilku sesji uzupełniających. Nie ma w tym nic złego — najważniejsze, aby zrobić to dobrze, a nie szybko.
Różnice
Kadra zarządzająca
Jeżeli jesteś liderem, pracujesz nad rozwiązaniem bardziej rozległych problemów z szerzej zakrojonymi celami projektowymi i o dłuższej perspektywie czasowej. Gdy wybierzesz określone podejście, w realizację zostanie zaangażowanych więcej osób.
Liderzy mogą tworzyć plakaty projektów, które są bardziej strategiczne lub wizjonerskie niż taktyczne. Skup się na szerszej perspektywie i nie pozwól, by pochłonęły Cię szczegóły.
Liderzy mogą także skorzystać z tej gry w ramach planowania rocznego lub na spotkaniu poza biurem. W takim przypadku warto wygospodarować 1,5–2 godz. i wcześniej poszukać części informacji, aby móc przygotować więcej plakatów podczas sesji. Możesz udostępnić plakat całej organizacji jako dokument strategiczny obejmujący 12 miesięcy.
Ciągle masz pytania?
Rozpocznij rozmowę z innymi użytkownikami Porad strategicznych dla zespołów Atlassian, uzyskaj wsparcie lub przekaż informacje zwrotne.
Inne gry, które mogą Ci się spodobać
Wyznaczanie celów
OKRy
Określ cele do osiągnięcia i śledź postępy za pomocą mierzalnych kluczowych wyników.
Podejmowanie decyzji
Ramy podejmowania decyzji DACI
Przypisuj jasne role, aby zapewnić skuteczną współpracę i odpowiedzialność podczas procesu decyzyjnego.
Podejmowanie decyzji
Kompromisy
Definiowanie zmiennych projektu i ustalanie priorytetów.
Wyznaczanie celów
Modelowanie strategicznych obszarów priorytetowych
Określ strategiczne obszary priorytetowe swojej organizacji i dostosuj ją do nich.
Zawsze aktualne informacje
Po zapisaniu się do naszego newslettera będziesz otrzymywać aktualne porady dotyczące gier i życia zawodowego.
Wypełnienie sekcji „Przestrzeń problemu” na potrzeby projektu przeprojektowania pulpitu
Wypełnienie sekcji „Weryfikacja”
Ukończenie wersji roboczej plakatu projektu poprzez wypełnienie sekcji „Gotowe do realizacji”.