Je IT-supportworkflow verbeteren
Verbeter de support van werknemers met helpdesksoftware voor HR
De dagen van eindeloze e-mails en papieren formulieren zijn voorbij. HR-teams gebruiken nu digitale oplossingen die supportprocessen stroomlijnen en de werknemerservaring verbeteren. Een ticketsysteem voor de HR-helpdesk transformeert de manier waarop organisaties interne aanvragen behandelen, door een gestructureerde omgeving aan te maken waarin niets ertussendoor glipt.
In deze handleiding wordt onderzocht hoe de implementatie van een helpdeskproces voor HR een revolutie teweeg kan brengen in je HR-activiteiten, de tevredenheid van werknemers kan verhogen en je HR-team de vrijheid kan geven zich te concentreren op strategische initiatieven in plaats van op administratieve chaos.
Probeer Jira Service Management voor HR vandaag gratis.
Wat is een HR-helpdesk?
Een HR-helpdesk is een centrale hub waarin je vragen van werknemers, aanvragen en problemen met betrekking tot HR kunt beheren. In tegenstelling tot traditionele IT-helpdesks, die zich richten op technische support, behandelt een HR-helpdesk specifiek kwesties die verband houden met mensen, zoals vragen over secundaire arbeidsvoorwaarden, verduidelijkingen van het beleid en het personeelsdossier.
Het systeem registreert aanvragen van werknemers via meerdere kanalen, zet ze om in traceerbare tickets en stuurt ze door naar de juiste HR-teamleden voor een oplossing. Moderne platforms voor HR-servicebeheer bevatten automatisering om routinetaken uit te voeren en opties voor selfservice te bieden, waardoor de handmatige werklast voor HR-professionals wordt verminderd.
Veel organisaties beginnen met een sjabloon voor HR-servicebeheer die vooraf gebouwde workflows en configuraties biedt. Uiteindelijk stroomlijnt servicebeheer voor HR-teams complexe processen, centraliseert het informatie en wordt het steeds waardevoller naarmate bedrijven groeien.
Waarom bedrijven helpdesksoftware voor HR nodig hebben
Veel organisaties worstelen met gefragmenteerde HR-supportprocessen die leiden tot vertraagde reacties, inconsistente informatie en gefrustreerde werknemers. Enkele veelvoorkomende uitdagingen zijn:
- Te veel e-mails waardoor aanvragen verloren gaan of vergeten worden
- Gebrek aan inzicht in de status van de aanvraag en de voortgang van de oplossing
- Inconsistente antwoorden op soortgelijke vragen
- Moeite om de prestaties en werklast van het HR-team bij te houden
Inefficiënte kennisuitwisseling tussen HR-werknemers
Helpdesksoftware voor HR lost deze pijnpunten op door alle aanvragen te centraliseren in één systeem. Deze aanpak elimineert hiaten in de communicatie en zorgt voor een duidelijke verantwoordelijkheid voor elke vraag.
Belangrijkste functies waar je op moet letten in helpdesksoftware voor HR
Als je de opties voor helpdesksoftware voor HR onderzoekt, vallen bepaalde mogelijkheden op omdat ze uitzonderlijke support voor werknemers bieden. De volgende functies vormen de basis voor een effectief platform voor de levering van HR-services.
Ticketbeheer
Met een ticketsysteem voor de HR-helpdesk kunnen HR-teams aanvragen van werknemers vastleggen, categoriseren en prioriteren. Elke vraag genereert een uniek ticket waarin alle communicatie en acties worden bijgehouden totdat de vraag is opgelost. Deze aanpak voorkomt dat issues ertussendoor glippen en zorgt voor duidelijke verantwoordelijkheid. Het ticketsysteem biedt ook inzicht in het hele HR-team, waardoor managers de werkdruk in evenwicht kunnen houden, knelpunten kunnen identificeren en ervoor kunnen zorgen dat er tijdig wordt gereageerd.
Zelfbedieningsportal
Een intuïtief werknemersportaal stelt medewerkers in staat om zelfstandig antwoorden te vinden zonder dat ze contact hoeven op te nemen met HR. Dankzij een kennisdatabase met beleidsregels, procedures en veelgestelde vragen kunnen werknemers zelf antwoorden vinden. Dit elimineert wachttijden en verhoogt de tevredenheid van werknemers. Voor HR-teams betekent elke vraag die werknemers zelf oplossen een tijdwinst die kan worden ingezet op meer strategische initiatieven en gepersonaliseerde supportcases.
Workflowautomatisering
HR-automatisering die in je workflow is geïntegreerd, verhoogt de efficiëntie door repetitieve taken uit te voeren en de oplossingstijden te versnellen. Geautomatiseerde workflows kunnen aanvragen doorsturen naar de juiste specialisten, meldingen sturen en achterstallige items escaleren. Veelvoorkomende toepassingen zijn onder meer checklists voor onboarding en het behandelen van aanvragen over arbeidsvoorwaarden.
Naadloze integratie
De integratie met HRIS-platforms, payrollsystemen, tools voor documentbeheer en communicatietoepassingen creëert een uniforme omgeving waarin informatie vrij kan stromen zonder handmatige overdrachten. Deze verbindingen verminderen de gegevenssilo's en verbeteren de efficiëntie voor zowel HR-teams als werknemers.
Gegevensbeveiliging
Gezien de gevoelige aard van HR-gegevens valt er over de beveiligingscontroles in je helpdesksoftware voor HR niet te onderhandelen. Het systeem moet vertrouwelijke werknemersgegevens beschermen en tegelijkertijd bevoegd personeel toegang geven tot de gegevens. Essentiële beveiligingsfuncties zijn onder meer op rollen gebaseerde rechten, versleuteling, audittrails en naleving van relevante regelgeving zoals AVG en HIPAA.
Rapporten en analyses
Rapportagetools zetten gegevens uit de HR-helpdesk om in bruikbare inzichten die zorgen voor continue verbetering. Analysedashboards onthullen belangrijke statistieken, zoals gemiddelde responstijden, oplossingspercentages, veelgebruikte aanvraagtypen en teamprestaties. Met deze inzichten kunnen HR-leidinggevenden trends identificeren, op behoeften anticiperen en middelen effectiever toewijzen. Na verloop van tijd leidt datagestuurde optimalisatie tot een snellere serviceverlening en een hogere tevredenheid van werknemers.
Waar kan helpdesksoftware voor HR voor worden gebruikt?
Helpdesksoftware voor HR is een veelzijdig platform dat verschillende HR-functies en behoeften van werknemers ondersteunt. De volgende toepassingen laten zien hoe deze technologie de HR-serviceverlening kan veranderen.
Onboarding en offboarding
Helpdesksoftware voor HR stroomlijnt de volledige levenscyclus van werknemers. Het systeem kan het verzamelen van documenten automatiseren, checklists voor de onboarding van werknemers aanmaken voor HR-managers en de voortgang van vereiste activiteiten volgen. Bovendien zorgt een gestructureerd offboardingproces binnen de helpdesk voor consistente exitprocedures. Deze aanpak houdt de naleving in stand, beschermt bedrijfsmiddelen en zorgt voor een positieve ervaring, zelfs tijdens wanneer werknemers overstappen.
Arbeidsvoorwaarden en payroll
Werknemers hebben vaak vragen over hun vergoedingen en secundaire arbeidsvoorwaarden, waardoor dit gedeelte ideaal is voor helpdesksupport. Het ticketsysteem categoriseert en stuurt vragen door naar specialisten, terwijl het de voortgang van de oplossing van gevoelige financiële zaken volgt. De helpdesk dient ook als repository voor informatie over arbeidsvoorwaarden, instructies voor inschrijvingen en payrollplanningen.
Vragen over het beleid
Een HR-helpdesk beantwoordt ook vragen over het beleid op basis van goedgekeurde bronnen en artikelen uit de kennisdatabase. Deze consistentie voorkomt tegenstrijdige informatie, bespaart tijd en zorgt ervoor dat alle werknemers dezelfde begeleiding krijgen wat betreft bedrijfsregels en -procedures.
Relaties met werknemers
Een HR-helpdesk ondersteunt het beheer van de werknemerservaring door veilige cases aan te maken om zorgen, klachten of conflicten aan te pakken, met behoud van passende privacy. Het systeem kan alle communicatie volgen, acties documenteren en ervoor zorgen dat de juiste protocollen worden gevolgd voor gevoelige situaties. Deze aanpak beschermt zowel werknemers als de organisatie door controleerbare dossiers aan te maken en tegelijkertijd passende support te bieden voor zorgen op de werkvloer.
Verlofbeheer en timemanagement
Het beheren van verlofaanvragen wordt eenvoudig wanneer deze via een HR-helpdesk worden afgehandeld. Dit zorgt voor een efficiënt timemanagement voor zowel werknemers als HR-teams. Werknemers kunnen verlofaanvragen indienen, saldo's controleren en de goedkeuringsstatus volgen via de selfserviceportal. Het proces elimineert administratief werk, verkort de verwerkingstijd en zorgt voor duidelijk inzicht voor alle betrokken partijen.
Voordelen van helpdesksoftware voor HR
De implementatie van een effectieve helpdeskoplossing voor HR biedt voordelen voor zowel HR-teams als werknemers, waaronder:
- Hogere efficiëntie: automatiseer routinetaken en standaardiseer processen om meer aanvragen te behandelen met dezelfde middelen
- Betere responstijden: volg en prioriteer vragen om ervoor te zorgen dat de behoeften van werknemers tijdig worden opgelost
- Verbeterde transparantie: bied werknemers inzicht in de status van aanvragen en de verwachte oplossingstijd
- Betere toewijzing van middelen: identificeer veelvoorkomende issues en trends om de HR-inspanningen daar te concentreren waar ze de meeste waarde opleveren
- Datagestuurde beslissingen: gebruik analyses om prestaties te meten en de serviceverlening voortdurend te verbeteren
- Consistente servicekwaliteit: zorg voor gestandaardiseerde reacties en processen, ongeacht welk HR-teamlid reageert
- Hogere werknemerstevredenheid: bied snellere, gerichte support voor een betere algemene werknemerservaring
Zo kies je de juiste HR-helpdesksoftware
Bij het kiezen van de ideale HR-helpdesksoftware heb je een systematische aanpak nodig. Hier is een stapsgewijs proces om de juiste tool te selecteren:
- Evalueer je specifieke behoeften: documenteer de huidige HR-processen, pijnpunten en vereisten voordat je oplossingen evalueert.
- Overleg met de belangrijkste belanghebbenden: betrek leden van het HR-team, IT-personeel en werknemersvertegenwoordigers bij het selectieproces.
- Evalueer het gebruiksgemak: test de interface vanuit het perspectief van zowel HR-personeel als andere werknemers, zodat je een intuïtieve navigatie kiest.
- Overweeg de schaalbaarheid: kies een oplossing die met je organisatie kan meegroeien en die je kunt aanpassen aan veranderende behoeften.
- Ga de integratiemogelijkheden na: controleer of de tool compatibel is met je bestaande HR-systemen en technologiestack.
- Controleer de beveiligingsfuncties: zorg ervoor dat de oplossing voldoet aan de vereisten voor gegevensbescherming van je organisatie.
- Bereken de totale kosten: houd naast de abonnementskosten ook rekening met de implementatie-, opleidings- en onderhoudskosten.
De beste HR-helpdesksoftware
Jira Service Management is een van de toonaangevende oplossingen op het gebied van HR-helpdesksoftware en is een uitgebreid platform dat zowel krachtige functionaliteit als uitzonderlijke flexibiliteit biedt. De servicedesk van Jira is een uitgebreid ecosysteem voor servicebeheer dat HR-teams, IT en andere zakelijke functies ondersteunt.
De HR-mogelijkheden van Jira Service Management omvatten intuïtieve aanvraagportalen, aanpasbare workflows, integratie van de kennisdatabase en uitgebreide rapportage. Het platform blinkt vooral uit in het verbinden van HR-processen met andere organisatiesystemen, met als resultaat naadloze werknemers- en beheerderservaringen.
Wat Jira Service Management onderscheidt van traditionele ITSM-oplossingen is dat je de software kunt aanpassen aan HR-specifieke behoeften met behoud van beveiliging en schaalbaarheid. Het platform biedt kant-en-klare sjablonen voor veelgebruikte HR-workflows die volledig kunnen worden aangepast aan de specifieke processen en terminologie van je organisatie.
Verbeterde HR-support met Jira Service Management
Voor de transformatie van je HR-supportmodel is er geen grote hoeveelheid middelen of langdurige implementatie nodig. Je hebt alleen het juiste platform en de juiste aanpak nodig. Jira Service Management biedt een krachtige maar flexibele oplossing voor HR-teams die hun dienstverlening willen moderniseren en uitzonderlijke werknemerservaringen willen creëren.
Door aanvragen te centraliseren, routinetaken te automatiseren en bruikbare inzichten te bieden, zorgt Jira Service Management ervoor dat je HR-team zich kan concentreren op wat het belangrijkst is: het ondersteunen van je werknemers. De intuïtieve interface van het platform vereist minimale training en zorgt tegelijkertijd voor directe productiviteitsverbeteringen en meetbare serviceverbeteringen.
Of je nu worstelt met een overweldigend aantal e-mails, inconsistente processen of beperkt inzicht in de HR-prestaties, Jira Service Management biedt de structuur en hulpmiddelen om deze uitdagingen het hoofd te bieden.
Klaar om je HR-helpdeskproces volledig te veranderen? Probeer Jira Service Management voor HR en ontdek hoe de juiste technologie je HR-dienstverlening kan transformeren en tegelijkertijd de werknemerservaring in je hele organisatie kan verbeteren.
De volledige handleiding voor Enterprise Service Management (ESM)
Wat houdt Enterprise Service Management in? Lees in deze handleiding hoe je ESM implementeert voor een betere service.
Lees het artikelHR-servicebeheer: de Jira-aanpak | Atlassian
Jira Service Management biedt kant-en-klare sjablonen voor HR-teams. En voorgebouwde workflows voor processen zoals onboarden, offboarden en vragen van HR.
Lees het artikel